Vrijwilligerstaken

Het is nogal een verschil om taken uit te voeren in de voorbereiding of ten tijde van het festival. Met 15.000 mensen om je heen verandert er natuurlijk wel wat. Derhalve maken we onderscheid in voorbereidende taken, bouw en breek, en festivaltaken.

Voorbereidende taken

Onder voorbereidende taken verstaan we:

Netwerkers

Al jaren werkt mond-op-mond-reclame het beste. Vrijwilligers die positieve verhalen over OORD vertellen kunnen het gemakkelijkst hun vriendengroep bereiken. Hiermee verzekert de organisatie zich ervan dat er ieder jaar nieuwelingen zijn die daarvoor nog niet eens van OORD gehoord hadden. Zo kan het gebeuren dat er vrijwilligers van Groningen tot Rotterdam aan ons festival meehelpen. Soms zijn er zelfs Franse en Portugese vrijwilligers van de partij!

Advertentiesponsoring

Ieder jaar brengt OORD in eigen beheer een mooi verzorgde festivalkrant uit. Deze kan echter alleen betaald worden als sympathiserende bedrijven en organisaties door middel van sponsoring advertenties plaatsen. Dit vergt veel administratie en belminuten. Hoewel de organisatie steun heeft aan haar administratieve systeem stuurbOORD, zijn het aantal uren dat nodig is om een krant op te noemen te veel werk voor het werkbestuur. Ieder jaar doen we daarom een beroep op onze vrijwilligers om ons mee te helpen de advertentieruimte gesponsord te zien. Uiteraard krijgen de vrijwilligers een onkostenvergoeding.

Crea-bea

Een leuke term om aan te geven dat we mensen nodig hebben die bijvoorbeeld attributen schilderen en de handen uit de mouwen steken om de aankleding van het park te vervolmaken. Afgelopen jaar zijn bijvoorbeeld de openingspoort, de zitzakken en ...Waar vroeger nog wel eens eigen initiatieven werden uitgevoerd, heeft de organisatie nu besloten van tevoren bepaalde opdrachten mee te geven. Op die wijze wordt er efficiënter gewerkt en wordt het thema bewaakt: het park zal er meer uit gaan zien als één geheel.Deze tak van sport helpt zo’n maand voor het festival ook om het OORD-gevoel aan te wakkeren. Alles komt dan ineens heel erg dichtbij.

Techniek

Op technisch vlak zijn er altijd rechterhanden nodig. Of het nu een stroomplan, houten fotoframes, of te repareren lampen betreft; elke editie zijn er weer nieuwe klussen waar meer knowhow een vereiste is. In sommige gevallen gaat het om dusdanig belangrijke taken dat we er een onkostenvergoeding aan vastknopen.

Logistiek

We hebben nu eenmaal auto’s en chauffeurs nodig. Er moeten dikwijls materialen naar de werkplaats gebracht worden, ons personenvervoer is onontbeerbaar, het transporteren van alle attributen naar het park is zelfs een voorwaarde. De ervaring leert dat deze klus meestal door dezelfde mensen wordt gedaan als degenen die meewerken aan Crea-bea en Techniek. De laatste edities hadden we beschikking over een door Agri-Produkt gesponsorde trailer met dito chauffeur waardoor we in één rit onze gehele inventaris kunnen overbrengen. Desalniettemin heb je dan nog steeds vele sjouwers nodig die alle spullen op structurele wijze in de trailer zetten.

Bouw en breek

Voordat ons mooie Park West is omgetoverd tot een heus festivalterrein, moeten er immens veel zaken gebeuren. Dit start van oudsher op de vrijdag voor het festival. Om een idee te geven volgt hieronder een opsomming van wat handelingen.

• Veiligheidsmaatregelen zoals gaten met zand dichten. rijplaten over kuilen leggen, dranghekken plaatsen, verkeerslint langs de berm spannen en portofoons testen.
• Facilitaire maatregelen zoals het gebruiksklaar maken van de vele toiletten, het opbouwen van de backstage en afvalbakken plaatsen. Ook constructies als podia, tenten en eigen creaties moeten worden opgebouwd. Techniek als het hele park van stroom voorzien met aggregaten, parkverlichting ophangen en ondersteuning bieden aan deelnemers.
• Deelnemersbegeleiding om de artiesten op te vangen, standhouders of horeca te begeleiden naar hun plaats , informatie verstrekken over regels, plaatsen en tijden.
• Vrijwilligersbegeleiding als coördineren, verplichte rustmomenten inlassen, een luisterend oor bieden en het tijdig voorzien- alswel de voorbereiding van voedsel en drinken.

Na het festival herhaalt dit proces zich uiteraard nogmaals.

Festivaltaken

Met de komst van de vele bezoekers verandert OORD in een bezoekersvriendelijke en dus servicegerichte organisatie. Daarmee onstaan de festivaltaken. Deze taken vinden ruwweg plaats tussen 13:00 en 01:00 uur in werkblokken van twee uur. De coördinatie streeft ernaar om vrijwilligers om het blok twee uur vrij te geven. Als ze verder willen helpen dan kan dat, maar ze kunnen ook van de gelegenheid gebruik maken uit te rusten of lekker van de voorstellingen te genieten. De volgende festivaltaken zijn komend jaar benoemd:

Parkeerwacht

Eigenlijk is dit een synoniem voor verkeersregelaar. Indien je boven de 16 jaar bent mag je na het afleggen van een verkeersregelaarscursus voor de omschreven activiteit OORD het welbekende geel/oranje verkeershesje aan. Bij OORD betreft dit zowel het regelen van verkeer bij de hoofdingang alswel het begeleiden van auto’s op de parkeerplaats. Voor sommigen is dit een nare functie, omdat men zich niet op het festivalterrein begeeft en daarmee dus al het leuks mist. Derhalve zet de coördinatie zich in om zoveel mogelijk vrijwilligers de cursus te laten doen. Daardoor lukte het ons afgelopen jaar om, op de subco en een aantal liefhebbers na, iedere verkeersregelaar maar eenmaal parkeerwacht te laten zijn. Dit tot grote tevredenheid van onze vrijwilligers.

Sfeerbeheersing/Publieksbegeleiding

OORD is sinds jaar en dag een zeer vriendelijk en lief festival. Daarom mogen wij met grote trots een variëteit aan bezoekers ontvangen, letterlijk van de kinderwagen tot de wandelstok. Om dit vast te houden zet OORD flink in op sfeerbeheersing. Zij hebben als taak om op preventieve en indien nodig pro-actieve wijze de veiligheid, maar ook het ontspannen OORD-gevoel, te waarborgen. Er worden zorgvuldig groepjes vrijwilligers samengesteld waarvan er minstens één begeleider is met professionele ervaring in het beveiligingscircuit. Deze groepen, met de portofoon afgestemd op de subco Beveiliging, lopen op vooraf bepaalde wijze door het park heen, opdat er altijd een evenwichtige spreiding van mankracht is. Omdat onze apart benoemde publieksbegeleiding in voorgaande edities qua taken alleen op het punt van informatieverstrekking verschilde, hebben we het afgelopen jaar besloten dit aan de sfeerbeheersing toe te voegen. Door de beveiligers actief met het publiek in contact te brengen komt hun vriendelijke en betrouwbare aard beter naar voren. Zo gaan ze meer op in het publiek.

Infostand

Een warm welkom is het halve werk van een mooie beleving. Derhalve staat bij onze hoofdingang de infostand. Deze vrijwilligers verwelkomen de bezoekers, delen festivalkranten uit, verstrekken allerlei informatie, zorgen ervoor dat kratjes bier en andere ongewenste zaken niet op het festivalterrein komen, maar wijzen er bijvoorbeeld ook op dat donaties welkom zijn.

Stagemanagers

Bij al onze podia staan vrijwilligers die het tijdschema van het programma in de gaten houden, artiesten ontvangen danwel -opzoeken, communiceren met de licht- en geluidsmensen, deze desgewenst ook helpen met de opbouw van de nieuwe act, verdwenen drumpedalen terugvinden en natuurlijk de acts aankondigen.

Backstage

De backstage is het zenuwcentrum van OORD. Hieromheen zijn de coördinatiekeet, de verkleedruimte en de EHBO ook gevestigd. De backstage zelf is een zeer grote tent waar de deelnemers zich melden, de vrijwilligers kunnen uitrusten, maar ook het huis van de catering. De backstage verstrekt het drinken en eten, houdt de tent netjes, past op de voorraden, en ziet toe op het eventueel binnenkomen van onbevoegden. Daarnaast is de backstage een soort meldpunt, alle portofoonkanalen worden er beluisterd. Faciliteiten als bolderkarren en gereedschap zijn onder hun hoede, en runners worden vanaf hier op pad gestuurd.

Artiestenbegeleiding

Bij de opvang van de vele deelnemers staat de artiestenbegeleiding klaar. Dit is het referentiepunt voor stagemanagers. Artiesten worden administratief ingeklokt, ontvangen hier consumptiebonnen en een polsbandje waarmee ze legitiem toegang kunnen krijgen tot de backstage. Ook worden ze geïnformeerd, en zonodig zelfs begeleid naar hun podium.

Catering

De catering voorziet in al het eten en drinken dat aan de deelnemers en vrijwilligers verstrekt wordt.

Runners

Als runner vul je alle overgebleven gaten op. Dit kan gaan om het brengen van een paar welverdiende warme maaltijden van de backstage naar de licht- en geluidtechnici tot het oplossen van logistieke problemen zoals het verkassen van instrumenten naar de parkeerplaats. Maar ook technische en facilitaire zakenliggen in de reikwijdte van een runner. Echt een taak voor de manus-van-alles.

Kinderplek

Dit is een taak die rond het avonduur ophoudt. Uiteraard is de hoofdtaak om bij de kinderplek leuke activiteiten te doen, of het nu gaat om kleuren, voorlezen of toezien dat er eerlijk gespeeld wordt.